یکی از مقوله‌های چالش‌برانگیز در دنیای مدرن چگونگی ارتباط با مردمانی است که هر روز با آنان مواجه هستیم. این معضل شاید در دهه‌های گذشته به اندازه امروز چندان بحث برانگیز نبوده است چه آنکه جهان کهن با خود رسم‌ها و هنجارهایی به همراه داشت که ارتباط نیز جزء لاینفک آن محسوب می‌شد. اما اینک دنیای صنعتی و تراکم و انبوه اعمال روزانه این امکان را به سهولت ایجاد نمی‌کند. در نتیجه چگونه ارتباط برقرار کردن یکی از دشوارترین فرایندهای ارتباطی است. ‌

ایجاد شرایط مناسب برای مخاطب ‌

برای بحث کردن نیاز است که تمامی شرایط روحی، جسمی، فیزیکی و محیطی فرد را در نظر بگیریم به گونه‌ای که این عوامل ثانویه باعث پیش داوری و یا قطع بحث نشود بلکه شرایط باید آن‌چنان مناسب باشد که فرد خود اشتیاق به ادامه صحبت داشته باشد. ما می‌توانیم برای بهتر استفاده کردن از این عامل مهم ارتباطی، محیط‌های سرسبز و یا دعوت کردن فرد به صرف چای در یک محیط آرام یا در کنار یک آبشار را به فرد پیشنهاد کنیم. زیرا زمانی که فردی به چنین محیطی دعوت می‌شود، خود را برای صحبت آماده کرده است و در واقع تا آماده نباشد این دعوت را قبول نمی‌کند. در نتیجه با قبول این دعوت شما می‌توانید برای انجام یک گفت وگو شرایط را مناسب بدانید. ‌

کسب اطلاعات پیرامون موضوع ‌

در شروع گفت‌وگو سعی کنیم از موضوعات جدال‌آفرین و پرخاشگر شروع نکنیم. مثلا زمانی که در یک محیط دلباز هستیم اول سعی کنیم درباره طبیعت و محیط صحبت کنیم و بعد وارد بحث شویم. در ضمن برای صحبت در مورد یک موضوع باید اطلاعات و معلومات نسبت به آن داشته باشیم و یک شناخت نسبی هم از طرف مقابل وجود داشته باشد. ‌

چگونه شروع به صحبت کنیم ‌

بعد از صحبت کردن در مورد موضوعاتی که بحث‌انگیز نیست می‌توانیم با کلمات "خوب، از آن موضوع چه خبر؟"، "بگو ببینم چطور شد؟" و با یک احساس همدردی شروع به صحبت کنیم و وارد موضوع اصلی شویم. ما باید به گونه‌ای این بحث را سر بگیریم که هم مفاهیمی را که در ذهن ماست انتقال دهیم و هم اشتیاقی ایجاد کنیم که فرد به ادامه بحث تمایل نشان دهد. برای این کار لازم است منافع شخص مقابل را در نظر بگیریم و سعی نکنیم صحبت‌های ما مقاومت فرد را برانگیزد. ‌

حتی اگر در شروع احساس کردیم که فرد در حال مقاومت کردن است با همدردی و فاش کردن درونیات فرد مقاومت او را کاهش دهیم. ما باید آنقدر اطلاعات راجع به موضوع بحث داشته باشیم تا بتوانیم با فرد همدردی کنیم و خودمان را جای او بگذاریم و به درونیات ذهنی او پی ببریم. به زبان عامیانه متوجه شویم که او اکنون در چه فکری است و زمانی که ما بتوانیم فکرش را دریابیم با بیان چیزی که او درصدد پنهان کردنش است مقاومت او را می‌شکنیم. ‌

تعریف و تمجید ‌

سعی کنیم در صحبت کردن از نقاط مثبت فرد شروع کنیم. مهم نیست درجه این نقاط مثبت در فرد به چه اندازه‌ای است. مهم این است که این نقاط برای ما چقدر مهم است. یعنی ما می‌توانیم با بزرگ شمردن این نقاط مثبت او را برای شکوفا کردن آن تشویق کنیم و در واقع فرد را به سمتی رهنمود کنیم که خودمان علاقه داریم و می‌خواهیم بحث مان به آن سمت ادامه یابد. فلیسوفی نظیر ارد بزرگ می گوید : اگر دیگران را با زیباترین منشها و صفات بخوانیم چیزی از ارزش ما نمی کاهد بلکه او را دلگرم ساخته ایم  آنگونه باشد که ما می گویم .
حالا به او بگوییم شما خیلی انتقادپذیر هستید و برای این که خود فرد از این صفت خود مطمئن شود یک مثال برای او بزنید و بگویید من توجه کردم زمانی که به شما می‌گوییم این طرز رفتار با فرزندتان در میان جمع درست نیست، شما به جای اینکه ناراحت شوید و یا حتی از دست من عصبانی شوید، سعی می‌کنید رفتارتان را با کودکتان تغییر دهید. در این مثال فرد ممکن است آنقدر از دست کودکش خسته شده باشد که نخواهد واکنش نشان دهد. ولی با تعبیری که ما از رفتارش می‌کنیم، او را به تغییر رفتار سوق می‌دهیم و این نوعی تقویت است که در گفت‌وگوها مؤثر می‌باشد. ‌

‌* آگاهی از حس مخاطب نسبت به خود ‌

باید از حسی که فرد نسبت به ما دارد آگاه باشیم و از این حس برای ادامه گفت وگو استفاده کنیم. سعی کنیم بدانیم فرد به چه اندازه‌ای به ما علاقه دارد و با توجه به این علاقه است که می‌توانیم به نفع شخص صحبت کنیم. زیرا زمانی که نفع شخصی خود را در نظر نمی‌گیریم و در عوض منافع او برایمان محترم است، احساس راحتی به او دست می‌دهد و می‌داند که کسی حامی او هست و ضرر را تقبل می‌کند. بطوری که اگر یک قسمت بحث به ضرر فرد باشد آن را قبول می‌کند و هیچ اعتراضی در میان نیست. ‌

خودفاش ‌سازی ‌

در ادامه بحث برای اینکه موضوع روشن شود، یک مثال زنده در مقابل فرد نشان دهیم، می‌توانیم یکی از مشکلات خودمان را و یا مشکل یک فرد نزدیک که هر دو طرف می‌شناسند، البته با اجازه فرد ثالث و یا این که بدانیم فرد ثالث از این که کسی این موضوع را بداند ناراحت نمی‌شود، بازگو کنیم. این باعث می‌شود که فرد مشکل خود را یگانه مشکل دنیا نداند و یا حتی با راه‌حل‌هایی که دیگران برای مشکل خود در پیش گرفته بودند و موفق شدند، مشکل خود را حل کند. ‌

مخاطب خود را دوست داشته باشید ‌

باید سعی کنیم آنقدر احساس همدلی و همرنگی با مخاطب داشته باشیم که در ضمیر ناخودآگاه او را دوست داشته باشیم و علاقه‌مند باشیم به اینکه مشکل‌اش را حل کنیم. کارل آر. راجرز را بیشتر به خاطر کار در روان‌درمانی می‌شناسند و این کار او در شکل‌گیری نظریه‌اش نیز تأثیر داشته است. او معتقد بود که برخی روابط در زندگی روزمره موجب افزایش کارکرد مناسب روانی می‌گردد. او در بحث ارتباطات می‌گوید برای داشتن یک بحث سالم و ادامه یافتن آن به 3 اصل اساسی باید توجه کرد: ‌

پذیرفتن فرد بدون قید و شرط ‌

همدلی و همدردی ‌

صداقت و همرنگی ‌


پذیرفتن فرد بدون قید و شرط ‌

یعنی فرد را با تمامی خوبیها و بدیها بپذیریم و برای پذیرفتن آن شرطی نگذاریم، مثلا نگوییم چون شخصی پولدار نیست نباید با او در مورد این مسأله صحبت کرد و یا اگر احساس کنیم که عقیده او با عقاید ما در یک خط سیر نمی‌کند با او وارد مذاکره نشویم.